Własny magazyn czy zewnętrzna obsługa zamówień - kiedy zmiana modelu zaczyna mieć sens?
Kiedy własny magazyn sprawdza się dobrze?
Własne zaplecze może odpowiadać firmie, która realizuje przewidywalną liczbę zamówień, dysponuje odpowiednią powierzchnią i ma zespół zdolny obsłużyć codzienny wolumen. Łatwiej wtedy kontrolować sposób składowania, pakowania oraz przygotowania nietypowych przesyłek.
Ten model wymaga jednak stałych nakładów. Firma ponosi koszty najmu lub utrzymania powierzchni, wyposażenia, systemów magazynowych, pracowników, materiałów opakowaniowych i organizacji wysyłek. Trzeba też uwzględnić rezerwę na okresy zwiększonej sprzedaży.
Wzrost liczby zamówień zmienia rachunek kosztów
Sama liczba paczek nie przesądza o wyborze modelu. Liczy się relacja między kosztami stałymi a rzeczywistym wykorzystaniem magazynu. Firma może utrzymywać większą powierzchnię przez cały rok, choć potrzebuje jej głównie przed świętami, podczas promocji lub po uruchomieniu nowego kanału sprzedaży.
Przy analizie warto zestawić m.in.:
- koszt powierzchni magazynowej i jej wyposażenia,
- wynagrodzenia pracowników oraz koszty zastępstw,
- czas potrzebny na kompletację i pakowanie jednego zamówienia,
- koszty materiałów do pakowania,
- obsługę zwrotów i ponowne przyjęcie produktów,
- koszt błędów, opóźnień oraz dodatkowej pracy w okresach szczytowych.
Takie porównanie pokazuje pełniejszy obraz niż samo zestawienie ceny wynajmu magazynu z cennikiem operatora logistycznego.
Nie istnieje jedna granica liczby zamówień, po której każda firma powinna zmienić model. Dwa sklepy wysyłające po 1000 paczek miesięcznie mogą ponosić zupełnie inne koszty. Jeden sprzedaje małe produkty o stałej rotacji, drugi obsługuje duże towary, zestawy promocyjne i częste zwroty. Znaczenie mają też liczba SKU, sposób pakowania, kanały sprzedaży oraz oczekiwany czas realizacji. Dlatego decyzję warto oprzeć na własnych danych z kilku miesięcy, a nie na uniwersalnym progu.
Sezonowość mocno obciąża własne zaplecze
E-commerce rzadko utrzymuje równy poziom zamówień przez cały rok. Black Friday, święta, kampanie reklamowe czy premiery produktów mogą w krótkim czasie zwiększyć liczbę przesyłek. Własny magazyn musi wtedy dysponować odpowiednim zapasem miejsca i ludzi.
Jeżeli firma regularnie zatrudnia dodatkowe osoby na kilka tygodni, przenosi towary między pomieszczeniami albo opóźnia wysyłki z powodu przeciążenia zespołu, warto rozważyć model łatwiejszy do dopasowania do zmiennego wolumenu.
Co może przejąć zewnętrzny operator?
Fulfillment może obejmować różny zakres prac. Firma nie musi od razu przekazywać całej logistyki. Może zlecić magazynowanie, samą kompletację i pakowanie albo połączyć kilka etapów w jeden proces.
Przy sprzedaży internetowej magazynowanie e-commerce często łączy się z przyjęciem dostaw, kontrolą stanów, kompletacją zamówień, przygotowaniem paczek, przekazaniem ich do wysyłki oraz obsługą zwrotów. Własny zespół może wtedy przeznaczyć więcej czasu na sprzedaż, marketing, rozwój oferty i obsługę klienta.
Kiedy outsourcing nie będzie najlepszym wyborem?
Zewnętrzna obsługa nie pasuje do każdego modelu biznesowego. Firma może preferować własny magazyn, gdy sprzedaje produkty wymagające bardzo nietypowego przygotowania, realizuje niewiele zamówień albo dysponuje już powierzchnią i zespołem, których utrzymanie nie stanowi dużego obciążenia.
Przed zmianą trzeba też sprawdzić zasady rozliczeń, sposób raportowania stanów, godziny graniczne realizacji zamówień, procedury dotyczące zwrotów oraz możliwości obsługi okresowych wzrostów sprzedaży. Cena jednej paczki nie powinna stanowić jedynego kryterium.
Decyzja powinna wynikać z liczb
Do zmiany modelu najczęściej skłania firmę konkretny problem: brak miejsca, rosnące koszty pracy, sezonowe skoki sprzedaży albo zbyt duży udział logistyki w codziennych obowiązkach zespołu. Podstawę decyzji powinno stanowić porównanie pełnych kosztów obu rozwiązań oraz czasu, który firma przeznacza na obsługę własnego magazynu.
Jeśli szukasz sposobu na przekazanie części lub całości procesów logistycznych zewnętrznemu partnerowi, zapoznaj się z ofertą TOPLOGISTIC. Firma łączy magazynowanie, kompletację, pakowanie, wysyłkę i obsługę zwrotów, a zakres współpracy może odpowiadać skali sprzedaży oraz charakterowi zamówień.
