Cyfrowa księgowość - które procesy można dziś prowadzić całkowicie zdalnie?

Prowadzenie księgowości nie wymaga już regularnych wizyt w biurze rachunkowym ani przekazywania segregatorów z dokumentami. Elektroniczne faktury, systemy księgowe, KSeF oraz usługi administracji publicznej pozwalają przedsiębiorcy realizować znaczną część obowiązków przez internet. Zdalny model obejmuje dziś zarówno bieżące rozliczenia, jak i obsługę podatków, ZUS czy pracowników.

Dokumenty księgowe można przekazywać elektronicznie

Jedną z największych zmian w obsłudze firmy stanowi cyfrowy obieg dokumentów. Przedsiębiorca może przekazywać księgowej faktury, potwierdzenia transakcji i inne dokumenty bez wizyty w biurze. W zależności od przyjętego systemu trafiają one do programu księgowego, panelu klienta lub innego uzgodnionego kanału.

Taki sposób współpracy ułatwia regularne przekazywanie dokumentacji. Firma nie musi czekać do końca miesiąca, aby dostarczyć cały komplet. Księgowa może wcześniej sprawdzić dokumenty i wskazać brakujące informacje.

Rozwiązania określane jako księgowość online mogą obejmować cały obieg informacji pomiędzy przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Nie oznacza to jednak rezygnacji z kontaktu ze specjalistą. Zmienia się przede wszystkim sposób wymiany dokumentów i danych.

KSeF przenosi fakturowanie do środowiska cyfrowego

Krajowy System e-Faktur zmienił sposób wystawiania i odbierania wielu faktur firmowych. Faktura ustrukturyzowana trafia do KSeF w formacie XML i otrzymuje własny numer identyfikacyjny. Przedsiębiorca może nadać dostęp do systemu także wskazanemu podmiotowi, na przykład biuru rachunkowemu.

W efekcie wiele firm może ograniczyć ręczne przesyłanie faktur do księgowości. Biuro rachunkowe, które posiada odpowiednie uprawnienia, może pracować na dokumentach dostępnych w systemie.

Rozliczenia podatkowe i ZUS nie wymagają wizyty w urzędzie

Cyfrowe kanały komunikacji obejmują również kontakty z administracją. Księgowość może przygotowywać i przesyłać elektronicznie między innymi:

pliki JPK,
deklaracje i informacje podatkowe,
dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe ZUS,
korekty wcześniejszych rozliczeń,
część wniosków oraz pism kierowanych do urzędów.

Przedsiębiorca może także ustanowić odpowiednie pełnomocnictwa. Zakres upoważnienia zależy od rodzaju sprawy. Inne pełnomocnictwo służy do reprezentowania podatnika w sprawach podatkowych, a inne do podpisywania deklaracji elektronicznych.

Kadry i płace również można obsługiwać na odległość

Firma nie musi prowadzić działu kadrowego we własnej siedzibie. Zewnętrzna księgowość może naliczać wynagrodzenia, przygotowywać listy płac, rozliczać czas pracy i delegacje oraz sporządzać informacje PIT-11. Dane o urlopach, absencjach czy zmianach warunków zatrudnienia przedsiębiorca może przekazywać elektronicznie.

Zdalna obsługa wymaga jednak ustalonego sposobu przesyłania danych. Przy dokumentacji zawierającej informacje o pracownikach trzeba także zadbać o bezpieczny kanał komunikacji i odpowiednie zasady dostępu.

Zdalna księgowość może objąć większość bieżących obowiązków

Cyfrowe narzędzia pozwalają prowadzić rozliczenia firmy bez regularnego dostarczania papierowych dokumentów i osobistych wizyt w biurze rachunkowym. Nadal potrzebna pozostaje sprawna wymiana informacji, ponieważ księgowa musi znać zdarzenia, których nie da się odczytać wyłącznie z faktur czy danych bankowych.

Jeśli szukasz biura, które obsługuje przedsiębiorców także poza swoją lokalizacją, zapoznaj się z ofertą RARPIT. Firma prowadzi księgowość działalności gospodarczych i spółek, zajmuje się kadrami i płacami oraz wspiera przedsiębiorców w obsłudze KSeF, dzięki czemu wiele obowiązków możesz przekazać jednemu zespołowi.