Najczęstsze błędy przedsiębiorców podczas samodzielnej windykacji

Opóźnienia w płatnościach należą do problemów, z którymi przedsiębiorcy spotykają się niezależnie od wielkości firmy. Gdy kontrahent nie reguluje faktury, pierwszym krokiem często jest samodzielny kontakt i próba odzyskania pieniędzy. Takie działania mogą przynieść rezultat, o ile firma prowadzi je konsekwentnie i opiera na ustalonych zasadach. Błędy podczas windykacji potrafią natomiast wydłużyć cały proces, osłabić pozycję wierzyciela i utrudnić późniejsze dochodzenie roszczenia.

Zbyt długie oczekiwanie na reakcję kontrahenta

Jednym z częstszych błędów jest odkładanie pierwszego kontaktu z dłużnikiem. Przedsiębiorca liczy, że klient sam ureguluje zaległość, ponieważ wcześniej płacił terminowo albo zapewnił, że przelew wykona w ciągu kilku dni. Kolejne obietnice przesuwają podjęcie konkretnych działań.

Im dłużej faktura pozostaje niezapłacona, tym większe ryzyko, że sytuacja finansowa dłużnika pogorszy się albo pojawią się kolejni wierzyciele. Trzeba też kontrolować przedawnienie. Co do zasady roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach, choć dla niektórych typów roszczeń przepisy przewidują inne terminy.

Brak ustalonego schematu kontaktu z dłużnikiem

Telefon wykonany raz na kilka tygodni, przypadkowa wiadomość e-mail i kolejne przesunięcia terminu płatności nie tworzą skutecznego procesu. Firma powinna wcześniej określić, co robi po upływie kolejnych dni od terminu płatności.

Taki schemat może obejmować:

przypomnienie o płatności bezpośrednio po terminie,
kontakt telefoniczny i ustalenie przyczyny opóźnienia,
pisemne potwierdzenie nowego terminu zapłaty,
wezwanie do zapłaty, gdy wcześniejsze ustalenia nie przynoszą rezultatu,
decyzję o skierowaniu sprawy do dalszej windykacji należności.

Stała kolejność działań ogranicza sytuacje, w których jedna zaległa faktura pozostaje bez reakcji przez kilka miesięcy.

Poleganie wyłącznie na ustnych deklaracjach

Dłużnik może deklarować przelew na koniec tygodnia, prosić o kolejne kilka dni albo proponować spłatę w ratach. Wierzyciel nie powinien pozostawiać takich ustaleń wyłącznie w rozmowie telefonicznej.

Po kontakcie warto potwierdzić ustalenia e-mailem lub dokumentem określającym kwotę, terminy i sposób spłaty. Trzeba też przechowywać umowę, zamówienia, faktury, potwierdzenia wykonania usługi lub dostawy oraz korespondencję. Komplet dokumentów może później ułatwić dochodzenie należności przed sądem.

Rezygnacja z należnych odsetek i kosztów odzyskiwania należności

Przedsiębiorcy często koncentrują się wyłącznie na kwocie wskazanej na fakturze. Tymczasem w transakcjach handlowych wierzyciel może mieć prawo do ustawowych odsetek za opóźnienie od dnia wymagalności oraz rekompensaty za koszty odzyskiwania należności. Ustawa przewiduje rekompensatę odpowiadającą 40, 70 albo 100 euro, zależnie od wartości świadczenia pieniężnego.

Znajomość przysługujących roszczeń pomaga właściwie określić wysokość zadłużenia i prowadzić rozmowy na podstawie konkretnych kwot.

Zbyt emocjonalny sposób prowadzenia rozmów

Nieuregulowana faktura może wywoływać frustrację, zwłaszcza gdy kontrahent unika kontaktu. Groźby, agresywny ton albo wysyłanie wielu wiadomości w krótkim czasie nie zwiększają jednak szans na odzyskanie pieniędzy.

Rozmowa powinna koncentrować się na faktach: numerze faktury, wysokości zaległości, terminie płatności oraz oczekiwanej dacie przelewu. Stanowczość można połączyć z rzeczowym językiem i konsekwentnym egzekwowaniem kolejnych ustaleń.

Samodzielna windykacja wymaga wyznaczenia granicy

Przedsiębiorca powinien określić moment, po którym nie prowadzi już kolejnych bezskutecznych rozmów we własnym zakresie. Jeśli dłużnik regularnie nie dotrzymuje deklarowanych terminów, unika kontaktu albo zaległości rosną, dalsze zwlekanie może utrudnić odzyskanie pieniędzy.

Jeśli szukasz wsparcia przy odzyskiwaniu należności od firm, zapoznaj się z ofertą Straetus. Firma prowadzi windykację polubowną, a w razie potrzeby obsługuje także dalsze etapy dochodzenia należności, dzięki czemu przedsiębiorca może ograniczyć czas poświęcany na samodzielne rozmowy z dłużnikami.